帳票印刷ソフト|わくわく帳票

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帳票印刷ソフトのメリット

顧客の信頼を得ようと日々様々な努力をしています。これは、一夜にして出来るものではありません。 ただ、誰でも、すぐに出来ることがあります。 それは、お客様の提出する書類をきちんとしたものを揃えることです。 見積書、納品書や請求書など、見栄えのよい信頼のおけるものを使うことです。 これらの書類は、担当者だけではなく、取引先の経理の担当者や経営者までもが見ます。 名刺変わりに、書類がひとり歩きするのです。 そこで使う書類をきちんとしたものにする。これが帳票印刷ソフトを使う最大のメリットです。

商売に欠かせない5つの伝票(見積書、請求書、納品書、受領証、領収書)の基本的な流れ

  1. 仕事の依頼→[見積書]の提出
  2. 見積金額の決定(項目の適正化や値引き等の交渉)
  3. 金額&作業内容決定→最終見積書の提出
  4. クライアントから発注書や業務契約書を出してもらう
  5. 仕事終了→納品→[納品書](主に商品を納品する)
  6. 検品、検収→[受領書]の受け取り
  7. [請求書]を出す
  8. 入金管理

商慣習や取引金額の大小により、これらの4つの流れに違いが出てきます。

見積書は仕事内容に対する価格の提案になります

見積書とは、仕事を正式に依頼される前に、必要な費用を前もって提示し、 検討材料にしてもらうためのものです。 クライアントや発注元も、あなたが提示した見積書をチェックして仕事を依頼するかどうかを検討します。

では、何を検討するのでしょうか? まずは、価格です。想定している予算、価格に比べて、そのギャップを見ます。 先方の予算もありますから、予算からかなりオーバーしていれば、仕事の依頼は来ないことなります。

それとは別に、その前に、考慮すべきことは、検討しやすいような提案になっているかどうかということです。 見積もり金額を見て、詳細ごとに金額が提示されていれば、高い、安いの判断がよりしやすくなります。 また、値引交渉するにしても、項目ごとに、値引きや別の方法がないのか検討することができます。 つまり、詳細項目が書かれているテンプレート(雛形)の見積書にすることにより、 項目ごとの提案を含めることが出来、かつ交渉をスムーズにさせることができます。

納品書とは

納品書とは、取引先に商品を納入する際に、商品の明細、数量、単価、合計金額を記した伝票のことです。 納品書には、納品する相手の名前、納品した日時、納品書を発行した者の名前と連絡先なども記載します。 そして、納品書は商品と一緒に渡します。 納品書には、梱包している内容に漏れや間違いがないか、お客様が確認するためのものです。

そもそも納品書が間違っていたら

納品書には、梱包している内容に漏れや間違いがないかの確認するためのものです。 しかし、納品書の内容が何かのミスにより、間違っていると、正しく納品していても、納品書との不一致が発生します。 そのための確認等には、相当の2度手間が発生してしまうために、会社の信頼はガタ落ちです。 納品書に間違いがないようにするためには、どうすればよいか? あらかじめ特定のフォーマットで納品書を作成するとともに、手書きではなく、受注データから、そのまま納品書が作成できるような仕組みがあればベストです。

納品書の役割(納品書を受け取った側の経理処理)

法人相手ですと、納品は随時行なわれますが、支払いは月末などに一括支払いになるのが通常です。 このように、支払いが後払いの場合は、納品時に帳簿に「買掛金」を記帳することになります。 これにより、請求される金額が、請求書が来るまでわからないということを防止します。

また、実際の支払い時は、 納品書を受け取った側は、納品書と請求書をセットにして、経理処理していきます。 請求書の内容を裏付ける書類が納品書になりますので、 納品書と請求書をセットにして、実際の支払いが行われます。

請求書とは

請求書とは、金銭の支払いを要求する書類です。 請求書にはその都度請求する「その都度方式」と掛け売りをして一定期間毎に請求する「掛売り方式」があります。 請求書の意義としては、

  • 請求先に支払いの義務があることを知らせること
  • 請求先に支払いの期日を知らせること

納品書と領収書と請求書の同梱

注文を受け、商品の発送になったら、同梱する書類は「納品書」になります。 もし、代金が先払いの場合は「領収書」が加わります。 一方、代金が、後払いの場合は「請求書」などを一緒に同梱します。

納品書兼請求書

納品したものに対する代金を要求するのが請求書になります。 納品書は納品ごとに発行しますが、請求書は、月1で済ませるケースもありますし、 納品書兼請求書として、納品書と請求書を同時に行う方法もあります。

納品書兼領収書

領収書の目的は、確かに代金を受領したということの証明です。 たとえば、ネットショップですと、先払いが一般的ですので、そのような場合は、「納品書兼領収書」で送ります。

受領書

実は、納品書をもって、納品したことの証拠にはなりません。 納品書は先方に渡す伝票になりますので、 納品したら受領書にサインをしてもらって持ち帰る必要があります。 品後のトラブルがあった場合は、受領書のサインが証拠となります。

メールや電子ファイル、PDFの証拠能力について

最近は、これらの証憑をメールや電子ファイル、PDFで、これらの伝票がやり取りされるケースも出て来ました。 特に、捺印がなければ無効という規定はありませんので、今後は増えていくことでしょう。 しかしながら、何かトラブル等があった場合、証拠能力が弱いとされています。 そのためにも、まずは先方の慣習や書式に合わせておくことが、リスク回避のためにはベストでしょう。

価格はとってもお得な4,450円(ダウンロード販売)

  • 豊富な帳票種類!伝票カタログ(テンプレート)からお好みの伝票を選んで印刷できます
  • 自社に適したオリジナル帳票が作成できます!
  • 1枚の伝票から見積書、納品書、請求書、領収書を一括管理できます(ワンストップ伝票機能)
  • 直感で操作できる。伝票作成に便利な機能が事務効率をアップします
  • 伝票作成に便利な機能が事務効率をアップします
  • 使いながら、リアルタイムで顧客データや商品データもメンテナンスが可能です

豊富な帳票種類!伝票カタログ(テンプレート)から伝票を選んで印刷

請求書帳票

わくわく帳票(納品・請求書)は、納品書請求書、領収書、受領書、売上伝票などの伝票テンプレートを帳票カタログ(テンプレート)として用意しています。これらのテンプレートから自社の業務にあうものを選んで印刷することができます。

自社に適したオリジナル帳票が作成できます!

  • ロゴや社印を組み込みたい。取引明細の商品項目の欄を変更したい。など、オリジナルの伝票を作成できます。
  • 「わくわく帳票 見積・納品・請求書」には、印刷帳票のカスタマイズ(自社の仕様にあわせて印刷する機能)を行えます。
  • 伝票サイズは、A4/1面、A4/2面、A4/3面の3つのタイプがあります。

すべての伝票は、白紙の汎用用紙に印刷できますので運用コストを抑えることができますが、2面、3面タイプでは、納品書、受領書、請求書、売上伝票、控などを組み合わせたパターンを用意していますので、印刷には、ミシン目入りの用紙をご利用いただくと便利です。

1枚の伝票から見積書、納品書、請求書、領収書を一括管理できます(ワンストップ伝票機能)

ワンストップ伝票

わくわく帳票の伝票は、パソコンならではの画期的な伝票です。1つの伝票から見積書納品書請求書・領収書まで簡単に作成できます。

合計請求しない取引形態では、個々の取引内容は、見積から受注、納品、請求、回収まで、内容が変わらないことが一般的です。 ワンストップ伝票はこんなケースにも対応した統合伝票です。

  • いずれか1つの伝票を登録すると、その他の伝票は、異なる部分の修正や追加登録だけで作成、印刷ができます。
  • 伝票作成の手間を大幅に削減できます。
  • 見積書から請求書まで販売活動で必要となる一連の帳票作成を効率化します
  • ちょっとした単独の帳票はもちろん、複数の帳票の一括登録にも使えます。
  • 取引明細が同じ帳票なら、その帳票(見積書、納品書、請求書、領収書)の見出部の内容さえ個別に登録すれば、複数の伝票に使えます。
  • 新規に伝票を起こす必要も、伝票複写機能を使って簡単に作成できます

直感で操作できる。伝票作成に便利な機能が事務効率をアップします

伝票から印刷までの流れ

伝票作成に便利な機能が事務効率をアップします

  • 印刷イメージを基本に伝票をデザインしています。直感で使い方わかります。
  • 表計算ソフトのように、移動キーやマウスで項目間を自由に移動し、ワープロ感覚で入力できます。
  • 得意先の情報や商品の情報は、台帳から選択して登録できます。
  • 登録件数が増えても、検索機能や並び順変更のなど参照しやすい機能を設けています。
  • 伝票明細の単価の登録では、過去も取引単価も参照できます。
  • 台帳に登録すると、登録項目を自動参照するので、以降、入力の手間が大幅に省けるほか、得意先ごとに伝票を見たり、過去の取引単価や見積単価を参照するという機能が使えます。

使いながら、リアルタイムで顧客データや商品データもメンテナンスが可能です

台帳メンテナンス
  • 得意先や商品は、入力しながら台帳への登録もできます。
  • 台帳への登録は、伝票入力の際にその都度、登録していくことができます。
  • 台帳の機能を拡張すると、単価ランクを設定したり、粗利の計算させることもできます。
  • あらかじめ用意した便利なリストと、条件抽出パネルを装備しています。
  • 台帳のインポート機能・エクスポート機能
  • インポート(読込)機能は、新規データの読込みだけでなく、既存台帳の部分修正にも使えます。エクスポート(書出)機能は、書出し項目を選べるすぐれものです。

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